Проект завершен, а обида осталась.

Новый проект, приглашение учувствовать в нем – с этим всегда связано много амбиций и надежд… Так же много, как и обид по завершению проекта. Как избежать занижение своей роли в выполнении проекта, а значит и несправедливой оценки? Как правильно выстроить отношения во время выполнения проекта с остальными участниками?

Эти вопросы волнуют многих сотрудников, деятельность которых тем или иным образом связана с выполнением проектов. Для того чтобы не оказаться в роли обиженного после завершения проекта, необходимо понимать, что проект – это не творческая коллективная деятельность по решению определенной задачи, а строго регламентированный процесс, в котором каждому участнику отведена своя роль.

Существуют две формы проектной деятельности – совмещённая и несовмещенная. Совмещенная форма предполагает добавление к Вашему основному функционалу дополнительных задач. Обычно, это проекты средней сложности. Несовмещенная форма – проекты длительные и сложные, для выполнения которых нанимают новых сотрудников, или освобождают «старых» от основного функционала.

В основном, обиды и недоразумения возникают у участников совмещенных проектов. Для того чтобы их избежать, перечитайте свою должностную инструкцию. Есть ли там указание, что в Ваш функционал входит участие в проектах?

Если такого пункта нет, то приглашение Вас в проект – это дополнительная нагрузка, от которой Вы можете отказаться. А если Вы на нее соглашаетесь, то она должна оплачиваться. С Вами должны заключить дополнительное трудовое соглашение, в котором указываются: срок проекта, Ваши функции и размер фиксированной доплаты в месяц.

Если в должностной инструкции есть пункт, подтверждающий, что функционал сотрудника может включать при необходимости и обязанности по проекту, то Вы обязаны участвовать в проекте, вне зависимости от Ваших желаний. В этом случае можете рассчитывать на два вида вознаграждения – промежуточную премию, которая рассчитывается по итогам отчетного периода – это, обычно, квартал, и итоговую премию - по результатам завершения проекта.

А вот отсюда повнимательней. Для того, чтобы понимать, кто и за что отвечает в проекте, какой функционал выполняет, какую нагрузку и ответственность несет, Вы должны ознакомиться с тремя документами - Паспорт проекта, План-график проекта, Матрица ответственности.

Все недоразумения начинаются от того, что часть руководителей, являющихся в проекте линейными менеджерами, не считают нужным знакомить своих подчинённых, непосредственно задействованных в проекте, с этими документами. А ограничиваются раздачей задач. При таком ведении дел, Ваше участие в проекте номинально. Фактически Вы и Ваша деятельность в проекте отражена не будет, а значит и оценка труда будет необъективной.

Поэтому, если Ваш руководитель сообщает Вам, что Вы участвуете в проекте, Вы просите ознакомить Вас с документацией по проекту и Приказом об его открытии.

Из Паспорта проекта Вы узнаете из каких этапов состоит проект, их сроки, конечный результат, финансовые показатели. Календарный план-график содержит перечень мероприятий и ответственных лиц. Окончательный вариант Плана, подписывают не только руководители, но и все участники проекта, тем самым свидетельствуя, что согласны выполнять задачи в установленный срок.

Матрица ответственности проекта содержит не только зоны ответственности, но и перечень самостоятельных решений, которые может принимать каждый участник. Кроме того, в этом документе указан Проектный комитет, контролирующий исполнение проектов в компании. 

Только ознакомившись с этой документацией и подписав Приказ/распоряжение об открытии проекта, в котором указана Ваша фамилия и должность, Вы можете считать себя участником проекта.

Вариант, когда Ваш руководитель задержал Вас и Вашего коллегу после общей планерки и сообщил, что в рамках проекта вы вдвоем должны подготовить ему ту или иную документацию - это просто дополнительная задача. И не более того. И Ваши обиды, что Вы работали допоздна, тогда как Ваш коллега ушел домой, а премию начальник в конце месяца выписал одинаковую, никакого отношения к проекту не имеют, как в прочем, и Вы сами.

Рассмотрим вариант, когда Вы – участник проекта. Приказ подписан, с документацией Вас ознакомили, соответственно, Вы знаете задачи, которые перед Вами лично поставлены и Вашего непосредственного руководителя по проекту.

Кстати, руководителем в рамках проекта может быть не Ваш менеджер, а совсем другой человек, который должен поставить Вас в известность о сроках отчетности, графике совещаний рабочей группы по Вашему направлению, режиме online – контроля продвижения проекта.

Режим online – контроля может иметь различные формы, все зависит от наличия в компании систем автоматизированного управления проектной деятельностью. С их помощью, каждый участник проекта должен быть в курсе текущего состояния дел, выполнения или задержки запланированных мероприятий, и, соответственно, координировать свой функционал и сроки его выполнения.

При наличии такого прозрачного информационного поля, которое позволяет видеть достижения каждого участника на протяжении всего проекта, подведение итогов и вознаграждение по завершению работы, обычно, конфликтов не вызывает.

Промежуточная премия за квартал соответствует оценке руководителя проекта, которая выводится на основе отчетов участников проекта, анализа выполнения Плана-графика и достижения узловых показателей, утвержденных в Паспорте проекта.

Механизм итогового премирования рассчитывается до начала проекта, и должен быть известен его участникам. Самым эффективным вариантом является Премиальный фонд, размер которого зависит от успешности выполнения проекта и распределяется проектным комитетом компании между участниками проекта, согласно достижению плановых показателей и качеству выполненных задач.

В этот же орган – Проектный комитет, Вы обращаетесь, для разрешения всех недоразумений и обид, если они у Вас возникли по ходу или завершению Проекта.